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El mercado de la gestión de contratos avanza aceleradamente en su proceso de Transformación Digital, a continuación les ofrecemos la entrevista a José Manuel Jiménez, Fundador y CEO de Webdox CLM

Lima, Perú, 2 de abril del 2022.— Tuvimos la ocasión de dialogar con el CEO y fundador de Webdox CLM, José Manuel Jiménez, abogado de profesión que innova mediante el diseño de una plataforma SaaS de gestión contractual digital, la cual automatiza el ciclo de vida de un contrato, incluyendo el uso de firma electrónica.

El software de gestión de contratos Webdox CLM ofrece conectar digitalmente a las organizaciones para lograr relaciones de negocios más justas, eficientes y transparentes. A continuación, les ofrecemos sus declaraciones:

IT/USERS: ¿Coméntenos algo de la historia de Webdox CLM?

J.M.J.: A finales del 2012 y principios del 2013, estaba trabajando en una importante fusión y me di cuenta de la gran oportunidad de agilizar las necesidades de los despachos de abogados, principalmente para acceder a los contratos y a su información. Veía lentitud en los procesos de atención y respuesta ya que la información se encontraba en papel. En ese momento, visualizamos la oportunidad de crear una tecnología que se basara en la búsqueda de documentos digitalizados, con Optical Character Recognition (OCR), y que pudiera ayudar a acceder a los documentos escaneados o digitalizados, mediante un motor de búsqueda acelerado.

Luego de tres años, empezamos a ofrecer nuestra tecnología a las áreas legales de las empresas, no solo enfocado en la gestión de acceso del documento digitalizado, sino, más bien, en un concepto llamado ELM (Enterprise Legal Management Software), una herramienta para gestionar documentación legal en una organización.

A finales del 2017, decidimos poner foco en los contratos en general, que representan el corazón de un negocio e influyen en toda la organización. Fue así que creamos Webdox CLM (sigla para Contract Lifecycle Management), un software de gestión del ciclo de vida de los contratos.

Hoy en día, Webdox CLM tiene la visión de administrar los contratos, conectados a los demás procesos de negocio como la venta, la compra, la gestión del talento, los procesos legales, finanzas, Marketing y muchas otras áreas, ya que establecen todas las condiciones que regulan el proceso contractual en una organización. El software automatiza todo el ciclo de vida de un contrato desde la solicitud, redacción, colaboración y negociación, aprobación, firma electrónica, repositorio y accesibilidad, trazabilidad, seguimiento y gestión, reportería y análisis hasta el término o la renovación del acuerdo.

IT/USERS: Asumiendo que vamos a firmar un contrato con Ud., ¿cuál sería el primer paso que tendríamos que hacer o que debería tener en cuenta una organización para comenzar un proceso contractual? ¿Ud. nos brinda una plataforma tecnológica para que mi departamento Legal comience a redactar las condiciones en colaboración con las demás áreas?

J.M.J: Las organizaciones grandes y medianas ya usan CRM en los procesos comerciales y el contrato es parte de una elaboración precontractual alineada a los procesos del negocio. Es decir, en el mundo de las ventas se cuenta con un CRM, en el de compras con herramientas de e-Procurement, que permite licitar, adjudicar proveedores, establecer las condiciones, los precios, entre otros alcances; y en el proceso de Recruiting, eventualmente se ofrecerán condiciones laborales relevantes, y toda esta información debe entenderse como información precontractual, la que será clave en pasos posteriores para la elaboración de contratos. Por lo tanto, antes de comenzar un proceso contractual, uno de los pasos a considerar, es identificar si existe información pre-contractual relevante y en qué sistemas esta se maneja.

Por ejemplo, si su empresa maneja Salesforce o SAP para vender, elaborar y validar un acuerdo de negocios, la información del CRM o ERP se puede integrar a nuestro software para crear un nuevo contrato de manera digital dentro de Webdox CLM. Se crea el workflow automatizado de aprobaciones para todos los agentes involucrados en la negociación, que pueden firmar electrónicamente dentro de la misma plataforma. Así, el contrato se mantiene almacenado en un repositorio centralizado y siempre accesible, donde las organizaciones podrán automatizar el control del cumplimiento de obligaciones y generar valiosa reportería.

Siguiendo con la respuesta a su pregunta, estaremos pendientes también de si su organización es la que plantea los contratos a la otra parte, o es un revisor, y además, antes de comenzar el proceso del contrato, será relevante entender si este requiere circular por un proceso estandarizado de negociación, aprobación y firma, o puede circular en un proceso más flexible. Webdox CLM estará preparado para abordar procesos con distintas lógicas de negocio, dado que la plataforma es sumamente flexible.

Adicionalmente, y como decíamos, Webdox CLM cubre todo el proceso de automatización y digitalización de contratos, incluyendo los procesos de firma electrónica.

En el Perú, existen 3 tipos de firmas electrónicas (Simple, Avanzada y Cualificada o Digital) y Webdox CLM, además de proveer el ciclo de vida del contrato, brinda todo tipo de firmas electrónicas, con todos los niveles de cumplimiento que el Perú necesita.

Una vez firmado el contrato, queda almacenado para su revisión, control de obligaciones, cobro, venta, facturación o reportería. Asimismo, los contratos contarán con fechas límites, y es posible configurar alertas o notificaciones que avisarán automáticamente sobre vencimientos, renovaciones y cualquier fecha que toda organización necesite controlar proactivamente.

IT/USERS: En cuanto a la experiencia que tienen, afirman que han llegado a manejar hasta tres millones de contratos. ¿Eso ha sido en diferentes países?

J.M.J.: Es correcto. Más de 300 corporaciones forman parte de nuestra cartera de clientes en Latinoamérica y esa cifra representa nuestra cobertura hasta la fecha. El 15% del total de nuestros clientes son empresas peruanas, porcentaje que equivale a alrededor de 450 mil contratos.

IT/USERS: Un gran cliente en Lima, puede ser en el sector Gobierno, por la gran cantidad de usuarios, de entidades y de organismos; podría ser también el sector Salud, el Retail y el Telco. Nos imaginamos que pueden ser clientes naturales para su plataforma. En cuanto a las medianas empresas ¿cuál va a ser su estrategia?

J.M.J.: En el mundo de las grandes empresas peruanas, ya tenemos varios clientes relevantes e importantes casos de éxito. Podemos mencionar dentro de nuestros grandes clientes a Rímac Seguros, Unicon, SiderPerú, Industrias San Miguel, InterSeguro, ¡Financiera Oh!, Financiera Efectiva, Limagas, Solgas, Grupo San Pablo, Pesquera Hayduk, entre otros. Tenemos clientes en los rubros financiero, alimentos, minero, logístico, industrial, entre otros.

La diferencia entre las empresas grandes y medianas es que generalmente las primeras necesitan funcionalidades más complejas que las medianas, y Webdox CLM está preparado para ambas.

IT/USERS: Pasando al tema del ahorro o del retorno de la inversión ¿qué nos puede comentar al respecto?

J.M.J.: Hay tres palabras claves del beneficio que genera Webdox CLM: Agilidad Contractual, Calidad Contractual, Cumplimiento y Control Contractual. Cuando se tienen contratos automáticos totales o parciales (no todos necesariamente van a serlo), se integra al CRM, y se genera automáticamente el contrato, con un flujo que avisará a todos los que están involucrados, posibilidad de firma de manera digital, y alertas sobre el cumplimiento del contrato. Así se agiliza la interacción contractual, que tiene mucho que ver con la automatización.

Este proceso en términos de retorno también puede generar impacto en ciertos procesos del negocio. Por su parte, la World Commerce & Contracting (WorldCC), organización líder en la gestión y ejecución de contratos, que ha realizado amplia investigación al respecto, ha encontrado oportunidades de ahorro en el impacto del proceso contractual. Por ejemplo, han detectado que el uso de un software CLM permite a las empresas ahorrar hasta 85% de tiempo en sus procesos de cierre de ventas. Este beneficio genera que el flujo de caja se adelante mucho más porque el dinero tiene valor presente, mientras más rápido, mejor. Por nuestra parte, desde el punto de vista de las compras, nosotros hemos visto la oportunidad de ahorrar entre un 30 al 50% de los costos en el tiempo de los procesos de compra.

Además, la WorldCC aborda el concepto de “Value Erosion” o “Value Leakage”, que comprende la fuga del valor contractual y que sostiene que las compañías pueden dejar de percibir hasta un 9,15% de sus ingresos anuales, por una deficiente gestión de los contratos. A su turno, la reconocida consultora EY (Ernst & Young) afirma que una empresa puede perder hasta el 5% de su EBITDA, por una deficiente gestión contractual.

Sin duda, hay una gran oportunidad de recuperar costos con Webdox CLM, acelerar ingresos y, obviamente, minimizar riesgos y mejorar el compliance, pues además de la agilidad contamos con calidad contractual.

Cuando se tienen estandarizados los contenidos y los procesos se puede, rápidamente, reaccionar y asegurar de que se está cumpliendo integralmente el acuerdo. Personalmente soy fanático de la estandarización y colaboración contractual y considero que la calidad de los contratos está asociada a ambos elementos.

En Latinoamérica, la WorldCC ha observado que justamente una relación de negocio puede durar de dos a tres años. En cambio, en países más desarrollados el tiempo puede ser de cuatro a seis años. La calidad del contrato puede incidir en cuánto puede durar la relación de la empresa con un proveedor. Si los incentivos están mal ubicados, se puede afectar la eficiencia y la eficacia de la relación.

Sobre el cumplimiento, se trata de un sistema que avisa del respeto de las obligaciones, de una fecha próxima y de otros sucesos que ocurrirán. Imagínese el caso de las grandes empresas que tienen miles de interacciones y de contratos, les resultaría muy difícil controlar vencimientos y renovaciones manualmente. En ese sentido, Webdox CLM ofrece esa capacidad de interacción, colaboración y control que acelera el cumplimiento, evitando así las multas, daños en la reputación y el desprestigio empresarial.

Acerca de Webdox CLM

Webdox CLM es la empresa líder en Latinoamérica que provee soluciones para el manejo de contratos y acuerdos, a través de una plataforma CLM Software (Contract Lifecycle Management por sus siglas en inglés) que facilita su búsqueda, gestión, creación y administración de forma digital. El propósito de Webdox CLM es conectar digitalmente organizaciones para que logren relaciones de negocio, justas, eficientes y transparentes.

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