Documentos digitalizados clave del éxito y productividad de las empresas

Documentos digitalizados clave del éxito y productividad de las empresas

Documentos digitalizados, la clave del éxito en la productividad de las empresas

Lima, Perú, 13 de diciembre del 2017.— Se ha calculado que cerca de 485 mil hojas son desperdiciadas cada año por las empresas peruanas a causa de impresiones realizadas por error, esto de acuerdo con un análisis realizado por Stansa Digital. Como consecuencia, más del 52% buscan la transformación digital, haciendo que el concepto de la oficina sin papel este cobrando cada vez mayor importancia gracias a los flujos de trabajo de escaneo automático.

La digitalización de documentos, o bien, los flujos de trabajo de escaneo automatizados son un proceso mediante el cual se puede transformar un documento físico a uno digital que puede ser fácilmente almacenado de manera segura en carpetas de red compartidas, repositorios basados en la nube o aplicaciones de terceros, y lo que es más importante, se tiene una mayor habilidad para localizarlos. Todo este proceso hace que los empleados sean más productivos, los procesos de negocio más precisos y consistentes, y elimina la necesidad del almacenamiento físico de documentos en papel.

No obstante, en un ambiente cada vez más competitivo, las empresas deben contar con herramientas que les proporcionen este tipo de productividad y mejora de los procesos de negocio para diferenciarlos a través de la velocidad y la agilidad del negocio. Sin embargo, las empresas se enfrentan a cuatro desafíos principales para dar inicio a la transformación digital de documentos: en primer lugar, basado en un estudio realizado por AIIM “Estado de la Gestión de la Información”, la mayoría de las organizaciones no tiene planeado en su presupuesto la capacitación de sus trabajadores para el uso de nuevas tecnologías.

En segundo lugar, revela un reciente informe elaborado por el CIPC (Consejo Iberoamericano para la Productividad y la Competitividad) que las empresas peruanas están rezagadas en términos de transformación digital, por lo cual, se deben crear políticas o condiciones necesarias para apostar por la innovación como eje de competitividad dentro y fuera del país.

Por otro lado, de acuerdo con el reporte “Seguridad en la Impresión: un imperativo en la era del IoT” de Quocirca, el 61% de las empresas admite haber sufrido violaciones de datos a través de la impresión de documentos, lo que generó desconfianza en el uso de otras herramientas tecnologías.

Y, finalmente, la mayoría de las empresas carecen de procesos adecuados y de administración de sistemas basados en la nube.

Sin embargo, cuando estos obstáculos logran a ser superados, las empresas comienzan a experimentar beneficios como el aumento en la productividad, y el control de la seguridad de los documentos, sólo por nombrar algunos. Aunque son muchas las ventajas que aporta la digitalización, Y Soft ha desarrollado un software especializado en los flujos de trabajo automatizados, YSoft SafeQ, que proporciona, además, los siguientes beneficios y experiencias:

  • Simplifica la experiencia de usuario: los procesos basados en papel son ineficientes y son la casusa #1 de los errores en las empresas, sin embargo, con los flujos de escaneo automatizados, con tan sólo un botón se puede escanear y enviar un documento a un usuario o destino predefinido.
  • Exactitud y consistencia: para la búsqueda exacta de documentos digitales, los flujos de trabajo definen los parámetros de escaneo, nombres de archivos y lugar de almacenamiento automático, algo particularmente importante para las industrias con normas de cumplimiento. Esto proporciona consistencia en toda la organización al definir cómo se crean los archivos digitales. 
  • Seguridad: En contraste con el escaneo de documentos y el envío de éstos por correo electrónico y que exponen la información corporativa al ser enviados por error a personas no autorizadas, YSoft SafeQ garantiza la seguridad de los documentos digitalizados y de la información contenida en ellos, al cifrar y entregar automáticamente los archivos a destinos o usuarios predefinidos, lo que ayuda a reducir el error humano. 
  • Almacenamiento: Los archivos digitales liberan espacio en la oficina para un uso más productivo de los datos y la información, además de que se evita el almacenamiento de papel polvoriento y poco saludable para quienes los trabajan. 
  • Recuperación: búsqueda y recuperación de documentos con palabras clave. Los flujos de trabajo automatizados pueden basarse en texto en lugar de imágenes, lo que permite la búsqueda rápida por palabras clave.

Cabe resaltar que la digitalización de documentos no sólo está dirigida a las grandes empresas, sino a todas aquellas donde se pueda facilitar el acceso a los archivos como en instituciones educativas, bancos, compañías de seguros, empresas de bienes raíces, dependencias gubernamentales, etc. Y es por ello que, YSoft SafeQ es una solución de flujo de trabajo digital diseñada para satisfacer las necesidades de cualquier organización que busque administrar y crear documentos digitales inteligentes.

Acerca de Y Soft 

Y Soft proporciona soluciones empresariales avanzadas para oficinas que permiten crear negocios inteligentes. Tanto corporaciones como pequeñas y medianas empresas utilizan la plataforma de soluciones SafeQ para administrar, optimizar y proteger sus procesos digitales y de impresiones, así como sus flujos de trabajo. Nuestras soluciones para impresoras 3D están dedicadas al sector educativo, donde brindan un flujo de trabajo único, así como excepcionales beneficios de recuperación de gastos. 

Fundada en el año 2000, la sede de la empresa está ubicada en Brno, República Checa con oficinas en Norteamérica y América Latina; Europa, Medio Oriente y África (EMEA); y la región de Asia-Pacífico (APAC). Si desea más información, visite www.ysoft.com 

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